L’archivio in missione

Un progetto ha rinnovato la gestione delle fonti nei luoghi di presenza del Pime: perché conservare la memoria è essenziale per salvaguardare l’identità

Diciannove Paesi, sedici Aree di missione, trecentonovantasette missionari: questa la grande e variegata realtà di cui si compone oggi il Pime. Una realtà fatta di luoghi e di persone, di incontri e di dialoghi, di eventi e di testimonianze. Ma ci siamo mai chiesti quanto di questa ricchezza, quanto di questa storia si sedimenta e lascia una traccia effettiva nelle fonti? Lettere, documenti cartacei, ma anche – sempre più – e-mail e file digitali.

Conservare la memoria rappresenta il primo compito da svolgere al fine di salvaguardare la propria identità. Un compito con cui in particolare si sono da sempre dovuti confrontare gli archivi, che di quella memoria si propongono di essere, a un tempo, luoghi di conservazione e custodi della promozione.

Anche l’Archivio generale Pime è di recente tornato a interrogarsi rispetto a questa esigenza: è nato così un ampio e articolato progetto volto alla riorganizzazione della gestione documentale da parte delle varie missioni dell’Istituto. L’iniziativa ha richiesto l’intero arco del 2024, durante il quale i superiori delle missioni sono stati coinvolti per conoscere le pratiche di produzione e ricezione dei documenti, mentre il personale si è dedicato a esaminare il materiale storico ancora conservato presso i vari archivi regionali e analizzare le modalità di conservazione di quello digitale.

L’indagine ha permesso di individuare alcune linee di intervento per uniformare le procedure, adottare standard essenziali di gestione e avviare forme di collaborazione e assistenza. Lo scorso gennaio, dunque, sono stati ufficialmente adottati gli strumenti elaborati per orientare le attività ordinarie delle segreterie regionali relative agli archivi correnti, mentre sono state fornite indicazioni sulle strategie conservative essenziali anche per il complesso tema del materiale digitale. Riguardo infine agli archivi storici, una volta raccolti i dati su stato di conservazione, quantità, estremi cronologici e tipologia documentale, si sono avviate le pratiche per il loro versamento presso l’Archivio generale milanese.

Il progetto è stato selezionato tra le tante candidature italiane per la partecipazione, lo scorso 9 aprile a Milano, al convegno “In Archivio”, uno degli eventi del settore archivistico più importanti a livello nazionale.

L’iniziativa ha dato la possibilità all’Istituto di far conoscere e sottoporre agli esperti presenti non solo le prassi adottate nella gestione dei documenti, ma anche la lungimirante riflessione maturata in questi ultimi anni nei confronti del proprio patrimonio culturale, nella sua veste documentale, fotografica, museale, libraria e audiovisiva.

Se, come ricordava Paolo VI, “negli archivi ecclesiastici sono conservate le tracce del transitus Domini nella storia degli uomini”, compito di questi ultimi è quello di consentire a tali tracce di continuare a esprimere il ricco ventaglio di significati di cui sono portatrici, assicurandone la conservazione e promuovendone la valorizzazione.